Durchführung und Dokumentation einer Interessenabwägung

Will der Verantwortliche eine Verarbeitung auf sein berechtigtes Interesse oder das eines Dritten stützen, so muss er dieses Interesse gegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen abwägen. Die Verarbeitung ist nur zulässig, wenn die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Ausnahme: Behörden können sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht auf lit. f stützen; sie brauchen eine gesetzliche Grundlage.

Geprüft wird in drei Stufen, die alle erfüllt sein müssen: berechtigtes Interesse, Erforderlichkeit und Abwägung. Diese Arbeitshilfe und unser Formular führen Sie in dieser Reihenfolge durch die Prüfung und ihre Dokumentation.

Kurz gesagt

  1. Welches konkrete, rechtmäßige Interesse verfolgen Sie?
  2. Ist die Verarbeitung dafür nötig, oder geht es milder?
  3. Überwiegen die Interessen der Betroffenen – auch nach zusätzlichen Schutzmaßnahmen?

Nur wenn 1. und 2. mit Ja und 3. mit Nein beantwortet sind, trägt lit. f. Halten Sie alle drei Antworten im Formular fest.

Anwendbarkeit des berechtigten Interesses

Prüfen Sie zunächst, ob die geplante Verarbeitung überhaupt für eine Interessenabwägung in Frage kommt. Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit) genügt das berechtigte Interesse allein nicht: Zusätzlich muss eine der Ausnahmen greifen, die die DSGVO für diese Daten vorsieht, z.B. weil die Person die Daten selbst offensichtlich öffentlich gemacht hat.

Zwecke und Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Legen Sie dar, was Sie mit der Verarbeitung erreichen wollen und welches Interesse dahintersteht. Haben Sie die Verarbeitung bereits in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) beschrieben, übernehmen Sie die dort angegebenen Zwecke; andernfalls übernehmen Sie die hier formulierten Zwecke später ins VVT. Die Zwecke müssen übereinstimmen.

Ein Interesse kann wirtschaftlicher, ideeller oder rechtlicher Natur sein. Auch ein rein kommerzielles Interesse kann berechtigt sein. Berechtigt ist es aber nur, wenn es rechtmäßig ist (illegale oder diskriminierende Beweggründe scheiden aus), klar formuliert und tatsächlich und gegenwärtig, also nicht bloß spekulativ.

Eignung

Ist die geplante Verarbeitung überhaupt geeignet, das Ziel zu erreichen? Wenn nicht, brechen Sie hier ab und suchen einen anderen Weg. Wenn ja, halten Sie die Begründung kurz fest.

Erforderlichkeit

Ist die Verarbeitung tatsächlich erforderlich? Gibt es ein milderes, ebenso wirksames und wirtschaftlich vertretbares Mittel, das weniger in die Rechte der betroffenen Personen eingreift, setzen Sie dieses ein. Prüfen Sie auch, ob Sie mit weniger Daten, kürzerer Speicherdauer oder einem kleineren Personenkreis auskommen (Datenminimierung). Was danach übrig bleibt, ist der Gegenstand der Abwägung – dokumentieren Sie es.

Darlegung und Abwägung der Interessen

Sind Interesse, Eignung und Erforderlichkeit gegeben, beginnt die eigentliche Abwägung. Das Formular sieht dafür eine Tabelle vor: Für jede Seite – Verantwortlicher/Dritter und betroffene Personen – tragen Sie ein, was für und was gegen die Verarbeitung spricht.

Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Übernehmen Sie das oben festgestellte Interesse und beschreiben Sie seinen Nutzen konkret: Was gewinnen Sie oder der Dritte, was ginge ohne die Verarbeitung verloren? Auch die unternehmerische Freiheit kann herangezogen werden. Spricht aus Ihrer Sicht etwas gegen die Verarbeitung (z.B. Imageschaden, Aufwand), gehört das in die Zeile „dagegen“.

Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen

Ermitteln Sie, wie sich die Verarbeitung auf die betroffenen Personen auswirken kann – negativ, aber auch positiv (z.B. bessere Erreichbarkeit, Schutz vor Betrug). Idealerweise beziehen Sie Betroffene oder deren Vertretung (z.B. Betriebs- oder Personalrat) spätestens jetzt ein.

Relevant sind z.B. der Schutz vor wirtschaftlichen Nachteilen, Diskriminierung, Identitätsdiebstahl oder Rufschädigung. Betroffene Grundrechte sind z.B. Achtung des Privatlebens und der Kommunikation sowie Schutz personenbezogener Daten und freie Meinungsäußerung und Information.

Abwägung

Nun wägen Sie die beiden Spalten gegeneinander ab. Dabei helfen folgende Fragen:

Meist zeigt die Gegenüberstellung schon, welche Seite überwiegt. Fällt die Abwägung knapp gegen Sie aus, prüfen Sie zusätzliche Schutzmaßnahmen und wägen danach erneut ab. Überwiegen die Interessen der Betroffenen weiterhin, ist die Verarbeitung auf dieser Grundlage nicht zulässig; dann bleibt allenfalls eine Einwilligung.

Allgemein gültige Gewichtungsregeln gibt es nicht. Als Faustregel gilt: Ein verfassungsrechtlich geschütztes Interesse wiegt schwerer als ein einfachgesetzliches; ein Interesse, das auch der Allgemeinheit dient, schwerer als das eines Einzelnen. In komplexen Fällen sollten Sie fachliche Unterstützung hinzuziehen.

Hinweis: Pflichten, die die DSGVO ohnehin vorschreibt (z.B. Informationspflichten, Sicherheit der Verarbeitung, Datenminimierung), zählen nicht als Pluspunkt zugunsten des Verantwortlichen.

Ergebnis

Kreuzen Sie im Formular an, welche Seite überwiegt, und begründen Sie das in wenigen Sätzen mit Bezug auf die Tabelle. Legen Sie die Abwägung zur Verarbeitungstätigkeit im VVT ab.

Absicherung und Nachweis

Der dritte Teil des Formulars hält fest, was die Abwägung trägt und wie sie aktuell bleibt.

Zusätzliche Schutzmaßnahmen

Notieren Sie die Maßnahmen, die über das gesetzlich ohnehin Geforderte hinausgehen und die Auswirkungen auf die betroffenen Personen mindern, z.B. Pseudonymisierung, kürzere Speicherfristen, ein Widerspruch schon vor Beginn der Verarbeitung oder ein enger Empfängerkreis. Nur solche zusätzlichen Maßnahmen können in die Abwägung zu Ihren Gunsten einfließen.

Information der Betroffenen und Widerspruch

Halten Sie fest, wo Sie die betroffenen Personen über das konkret verfolgte berechtigte Interesse informieren – in der Regel in Ihren Datenschutz-Hinweisen; dazu sind Sie bei der Erhebung verpflichtet, wie der EuGH bekräftigt hat. Notieren Sie auch, wie die Personen widersprechen können. Auf das Widerspruchsrecht müssen Sie spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinweisen.

Erneute Prüfung

Die Abwägung gilt nur für die beschriebene Verarbeitung. Ändern sich Zweck, Daten, Empfänger oder Umfang, wägen Sie neu ab. Legen Sie zusätzlich ein Datum für die regelmäßige Überprüfung fest; das hilft auch beim Nachweis, dass Sie die Vorgaben einhalten.

Beispiel: Werbebrief an Bestandskunden

Zweck/Interesse: Ein Fahrradhändler will Kunden der letzten zwei Jahre per Post auf den Frühjahrs-Service hinweisen. Direktwerbung kann ein berechtigtes Interesse sein.

Eignung/Erforderlichkeit: Geeignet ja. Verwendet werden nur Name und Anschrift aus der Kundendatei, keine Kaufhistorie; Kunden, die länger als zwei Jahre nicht da waren, bleiben außen vor.

Abwägung: Dafür: Kundenbindung, Bezug zum früheren Kauf. Dagegen: unerwünschte Post. Kunden rechnen in einer laufenden Geschäftsbeziehung mit gelegentlicher Werbung per Post; die Daten sind wenig sensibel. Schutzmaßnahme: Abmeldemöglichkeit auf jedem Brief, Werbesperrliste.

Ergebnis: Interessen des Händlers überwiegen. Für Werbe-E-Mails gelten zusätzlich die Regeln des UWG.

Weiterführende Quellen

Wir unterstützen Sie dabei

Unsicher, ob Ihre Abwägung trägt? Als externe DSB gehen wir sie mit Ihnen durch und halten das Ergebnis so fest, dass es auch einer Prüfung durch die Aufsicht standhält. Unsere Leistungen

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Stand: 10.2026. Wir freuen uns über fachliche Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge.