Nutzungsrecht für Bild-/Ton-Aufnahmen von Mitarbeitenden/Dritten
Bild- und Ton-Aufnahmen, auf denen eine natürliche Person identifizierbar ist, sind personenbezogene Daten. Jegliche Verarbeitung solcher Daten unterfällt zunächst dem Datenschutzrecht (u.a. der DSGVO). Dies gilt nicht für Aufnahmen, die nur für den Hausgebrauch oder zu journalistischen Zwecken gemacht werden. Diese Sonderfälle werden hier nicht betrachtet, sie brauchen eine gesonderte Rechtsberatung.
Wir unterscheiden Phasen: Anfertigen, Aussortieren, Nachbearbeiten, Archivieren, Veröffentlichen. Jede Phase könnte eine eigene Rechtsgrundlagen verwenden, naheliegend ist eine einheitliche. In der Praxis hat sich bewährt, zumindest die ersten Phasen gleich zu behandeln: Wir empfehlen, "berechtigtes Interesse" zu verwenden, sofern es keine guten Gründe dagegen gibt. Anders bei der Veröffentlichung: Hier muss zuweilen die Einwilligung als Rechtsgrundlage verwendet werden.
Drei Varianten
Sowohl für das Anfertigen als auch das Veröffentlichen der Aufnahmen benötigt der Verantwortliche im Verhältnis zu den abgebildeten Personen eine Rechtsgrundlage gemäß DSGVO. Hierbei ist zudem das Kunsturhebergesetz (KUG) sowie ggf. das Urhebergesetz (UrhG) im Verhältnis zum Fotografen zu beachten (zweiteres wird hier nicht betrachtet, auch hier ist ggf. eine Rechtsberatung sinnvoll).
Unabhängig von der Rechtsgrundlage muss der Verantwortliche die Informationspflichten aus Artikel 13 DSGVO erfüllen. Dabei müssen die gegebenen Informationen auch den Anforderungen an Klarheit und Vollständigkeit aus Artikel 12 DSGVO genügen, also umfassend aber so kurz wie möglich und in einer für die Zielgruppe verständlichen Sprache geschrieben sein.
Im Folgenden beschreiben wir für die Rechtsgrundlage drei Varianten, aus denen Sie die zu Ihrer Situation passendste wählen müssen.
Variante 1: Berechtigtes Interesse (Art. 6 (1) f DSGVO)
Für das Anfertigen von Aufnahmen für Werbematerial zur Eigenwerbung können Sie als Verantwortlicher Ihr berechtigtes Interesse geltend machen. Sofern die Aufnahmen angemessen vor Missbrauch geschützt werden, überwiegt das Interesse des Verantwortlichen in der Regel das schutzwürdige Interesse der abgebildeten Person, nicht aufgenommen zu werden.
Gemäß § 22 KUG dürfen Aufnahmen (Bildnisse) nur mit Einwilligung der abgebildeten Person veröffentlicht werden. Ausnahmen davon werden in § 23 KUG aufgelistet. Fallen Aufnahmen unter diese Ausnahmen, so kann dies nach vorherrschender Meinung für die Interessenabwägung herangezogen werden. Diese fällt dann in der Regel zugunsten des Veröffentlichenden aus. Andernfalls muss man davon ausgehen, dass die Interessenabwägung zugunsten der schutzwürdigen Interessen der abgebildeten Person ausfällt. Eine Veröffentlichung solcher Aufnahmen ist dann nur auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags mit der abgebildeten Person möglich (siehe Varianten 2 und 3).
Einer Verarbeitung, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses vorgenommen wurde, kann die betroffene Person aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Kommt der Veröffentlichende nach einer erneuten Interessenabwägung zu dem Schluss, dass das schutzwürdige Interesse der widersprechenden Person überwiegt, muss er die Verarbeitung beenden. Je nachdem, worauf sich der Widerspruch bezieht, muss nur die Veröffentlichung beendet oder auch die Aufnahme(n) selbst gelöscht werden (mehr zum Thema Löschen siehe Variante 2).
Wird das berechtigte Interesse als Rechtsgrundlage für die Anfertigung, bzw. Veröffentlichung von Aufnahmen herangezogen, so ist eine transparente (Vorab-)Information eine wichtige Voraussetzung für die Zulässigkeit dieser Handhabung. Diese sollte neben der Darlegung der zugrundeliegenden berechtigten Interessen insbesondere auch die Widerspruchs-Folgen enthalten, da das Recht auf Widerspruch dennoch besteht – und damit Einwilligung und Widerruf sehr nahe kommt. Die Bereitstellung der Informationen stellt dabei je nach Anlass eine besondere Herausforderung dar.
Variante 2: Einwilligung (Art. 6 (1) a DSGVO)
Auch wenn zur Veröffentlichung von Aufnahmen die Einwilligung verwendet werden soll, ist es sinnvoll, das Anfertigen (und Speichern, Aussortieren, …) auf berechtigtes Interesse zu stützen.
Soll die Veröffentlichung auf die Einwilligung der betroffenen Person gestützt werden, sind die Voraussetzungen für eine wirksame Einwilligung zu beachten. Dies sind insbesondere eine Information zu den Zwecken, die Freiwilligkeit und die Widerrufsmöglichkeit.
Insbesondere die Freiwilligkeit stellt hierbei im Kontext abhängig Beschäftigter und u.a. bei Kindern ein Problem dar. Zudem darf die Einwilligung nicht an andere (benötigte) Leistungen gekoppelt werden, so dass die Leistung nicht in Anspruch genommen werden kann, wenn die Einwilligung nicht erteilt oder widerrufen wird.
Die Zwecke der Verarbeitung, für die Einwilligungen eingeholt werden, sollten so genau wie möglich bestimmt werden. Hierbei sollten Einwilligungen für verschiedene Zwecke getrennt gegeben werden können. Wir empfehlen, keine Einwilligung für alle in Zukunft erfolgenden Aufnahmen einzuholen, sondern den Einzelfall im Formular zu beschreiben und vor der jeweiligen Foto-/Videoaktion unterschreiben zu lassen. Im Beschäftigungsverhältnis muss eine Einwilligung schriftlich oder elektronisch erfolgen, damit sie gültig ist. Hierfür bieten wir ein Muster an.
Weiterhin empfehlen wir unabhängig von der Einwilligung die betroffenen Personen vor einer anderweitigen Nutzung von Aufnahmen über die neuerliche Verwendung zu informieren.
Die Zulässigkeit des Widerrufs einer Einwilligung unterscheidet sich je nach Rechtsgrundlage: Im KUG ist ein Widerruf nur aus wichtigem Grund zulässig – hierzu gibt es gefestigte Rechtsprechung, sodass klar ist, welche Fälle dem unterfallen. Die DSGVO lässt Widerruf einer Einwilligung grundsätzlich und jederzeit zu. Allerdings gibt es durchaus auch Rechte des Veröffentlichenden, insbesondere wenn er Aufwand oder Kosten zur Erstellung hatte.
Bei bestimmten Internet-Diensten (oft im internationalen Kontext) gibt es Probleme, einmal verwendete Daten tatsächlich und vollständig zu löschen. Dies kann nur „gelöst“ werden, indem Betroffene vorab umfassend über die Problematik informiert werden. Dies erfordert auch, dass der Veröffentlichende „prüfen“ muss, ob die betroffene Person diese Information vor ihrer Einwilligung voraussichtlich verstehen kann.
Eine Einwilligung ist nur gültig, wenn sichergestellt ist, dass die einwilligende Person vorab transparent über die geplante Nutzung der Aufnahmen informiert wird. Wird eine schriftliche Einwilligung verwendet, so sollte diese die für Betroffene wesentlichen Informationen direkt enthalten, also etwa Informationen zu Speicherdauer und Widerrufsfolgen. Auch hier stellt die Bereitstellung der Informationen eine besondere Herausforderung dar, sofern sie nicht vollständig im Einwilligungsformular enthalten sind, bzw. keine schriftliche oder elektronische Einwilligung eingeholt wird.
Variante 3: Vertrag (Art. 6 (1) b DSGVO)
Durch die bei Variante 2 bestehenden Widerrufsmöglichkeiten entsteht eine Rechtsunsicherheit bei der Veröffentlichung. Daher empfehlen wir für (aufwändige) Druckerzeugnisse oder Imagefilme einen Modelvertrag (auch Model Release) für das Anfertigen und Veröffentlichen mit der betroffenen Person abzuschließen. Im Streitfall könnte ein Widerruf sonst teure Auswirkungen haben.
Der Unterschied zur Einwilligung ist, dass sich aus dem Vertrag ein Vorteil (z.B. in Form einer finanziellen oder materiellen Vergütung) für die abgebildete Person ergeben muss. Entsprechend ergäben sich bei einer Kündigung des Vertrags nicht nur Nachteile für den Verantwortlichen (wie bei einem Widerruf einer Einwilligung) sondern auch für die abgebildete Person.
Der Vertrag sollte klare Regelungen zur Nutzung (wo, wie und wie lange) und zur Art der Vergütung und ggf. zur Kündigung beinhalten. Die Vergütung sollte in einem angemessenen Verhältnis zur Gegenleistung stehen, um die Wirksamkeit des Vertrags nicht zu gefährden. Hierfür bieten wir ein Muster an.
Auch ein Modelvertrag sollte die Informationen, die sich nicht aus dem Vertragsinhalt selbst ergeben, direkt als Zusatzinformation enthalten (nicht als Teil des Vertrags). Ist dies nicht gewünscht, so müssen die Informationen in anderer Form zur Verfügung gestellt werden. Die betroffene Person muss darauf hingewiesen werden, wo diese Informationen zu finden sind.
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