Umgang mit Foto-, Video- und Tonaufnahmen
Im Firmenkontext werden Foto-, Video- oder Tonaufnahmen, auf denen Menschen erkennbar sind, bei verschiedenen Gelegenheiten angefertigt und für verschiedene Zwecke verwendet. Zu diesem Thema erhalten wir viele Anfragen.
Aufnahmen entstehen in Shootings, bei öffentlichen, halböffentlichen und internen Veranstaltungen. Ggfs. sind später nicht alle abgebildeten Personen bekannt. In unseren Arbeitshilfen geht es nur um gezielte Aufnahmen durch beauftragte Personen, nicht um den rein persönlichen Gebrauch.
Auch die Zwecke können vielfältig sein: In den Anfragen geht es häufig um die Veröffentlichung zur Eigenwerbung. Es gibt aber auch rein firmeninterne Verwendungen wie Intranet, und ggf. erforderliche Werksausweise. Davon abzugrenzen ist wieder der private Austausch unter Beschäftigten.
Fotografierte Personen müssen darüber informiert werden, was mit den Aufnahmen gemacht wird — idealerweise schon im Vorfeld, spätestens aber bei der Aufnahme. Auch vor einer erneuten Verwendung kann dies sinnvoll sein. Eine besondere Herausforderung stellen hierbei öffentliche Veranstaltungen dar.
Bei Veranstaltungen mit geladenen Gästen kann das Wesentliche direkt mitgeteilt werden, z.B. mit der Einladung (auf der Webseite, im Brief), bei der Anmeldung (im Formular) oder bei der Registrierung zu Beginn einer Veranstaltung (als Schild).
Wenn die vollständige Information (Anforderungen aus Artikel 12/13 DSGVO) nicht z.B. als E-Mail-Anhang übermittelt wird, kann man zweistufig arbeiten: Möglich ist z.B. ein QR-Code auf dem Schild, der auf den passenden Textbaustein in den Datenschutz-Hinweisen auf der Firmen-Website leitet.
Darüber hinaus dürfen die Aufnahmen nicht ohne eine Rechtsgrundlage angefertigt oder veröffentlicht werden. Je nach Gelegenheit und Zweck gibt es verschiedene Möglichkeiten für den Umgang damit. Wir haben drei Varianten herausgearbeitet.